1. Preambuła w umowie – praktyczna, choć często pomijana część umowy

Gwoli ścisłości preambuła to nie klauzula umowna, lecz parę słów poprzedzających merytoryczną treść umowy, które wyjaśniają czego będzie dotyczyć współpraca stron. Preambuła zazwyczaj rozpoczyna się od słów „Zważywszy, że …”, po czym następuje wyliczenie okoliczności poprzedzających lub towarzyszących zawarciu danej umowy, jak i wskazanie celu, który strony chcą osiągnąć.

Jestem zwolennikiem umieszczania preambuły w umowach, choć obserwuję, że w praktyce obrotu jest ona często pomijana. Niestety później nie do końca wiadomo, czego dotyczy ta konkretna umowa i co strony chciały osiągnąć w jej wykonaniu – szczególnie, gdy umowa przygotowana została w oparciu o standardowy i bardzo ogólny wzór, często „zapożyczony z Internetu”.

Jakie są praktyczne korzyści umieszczenia preambuły w umowie? Preambuła na pewno ułatwia wykładnię oświadczeń woli stron zawartych w umowie, a w szczególności odkodowanie celu zawierania danej umowy. Jest to szczególnie ważne, gdy pojawiają się wątpliwości lub współpraca nie przebiega tak dobrze, jak planowaliśmy…

2. NDA – klauzula zabezpieczająca tajemnicę przedsiębiorstwa

Skrót NDA (ang. non-disclosure agreement) oznacza umowę (lub szerzej ustalenia stron) w odniesieniu do ochrony (w tym nieujawniania) poufnych informacji, które w toku współpracy zostaną przekazane drugiej stronie.

W polskiej nomenklaturze NDA często nazywany jest umową (lub klauzulą) o zachowaniu poufności.

W praktyce, NDA często występuje jako samodzielna umowa, której podpisanie następuje na samym początku negocjacji, a więc poprzedza jakąkolwiek współpracę oraz wymianę informacji pomiędzy stronami. Równie często NDA funkcjonuje też jako jedna z klauzul dodatkowych w umowie handlowej stron.

NDA spotykamy nie tylko w transakcjach fuzji i przejęć, lecz także w umowach zawieranych pomiędzy przedsiębiorcami branżowymi lub kontrahentami działającymi w różnych sektorach rynku. Zobowiązanie do zachowania poufności może być jednostronnie lub dwustronnie zobowiązujące, w zależności od tego, czy poufne informacje ujawnia jedna, czy obydwie strony umowy.

O podpisaniu umowy o zachowaniu poufności należy poważnie pomyśleć zawsze, gdy współpraca wymaga ujawnienia kontrahentowi informacji o technicznych, technologicznych lub organizacyjnych rozwiązaniach stosowanych w naszym przedsiębiorstwie. Szczególnie takich, których nie chcemy ujawniać konkurentom lub innym uczestnikom obrotu.

Jeśli w ramach współpracy miałoby dojść do ujawnienia przez nas informacji stanowiących tajemnicę naszego przedsiębiorstwa, wówczas zawarcie takiego NDA jest konieczne, aby tajemnica przedsiębiorstwa mogła podlegać prawnej ochronie. Dobrze w takim przypadku skonsultować się profesjonalnym prawnikiem, który pomoże prawidłowo zredagować taką klauzulę, szczególnie, że przy NDA w grę wchodzą wysokie kary umowne w przypadku naruszenia przyjętych zobowiązań.

Na marginesie należy dodać, że zawieranie umów o zachowaniu poufności jest wysoce rekomendowaną praktyką nie tylko w umowach handlowych z innymi uczestnikami obrotu, ale również w umowach z pracownikami (lub współpracownikami), którzy mają dostęp do informacji poufnych naszego przedsiębiorstwa.

3. Non solicitation – klauzula zakazująca podbierania pracowników

Przez non-solicitation rozumiemy zakaz podbierania pracowników. Wprowadzenie tej klauzuli do umowy ma na celu zwiększenie ochrony w sytuacji, gdy kapitał ludzki naszej firmy (czyli nasi pracownicy oraz współpracownicy) narażony jest na utratę, poprzez przejęcie przez naszych kontrahentów.

Rozważmy wprowadzenie tej klauzuli do umowy zawsze, gdy nawiązujemy współpracę z podmiotem, dla którego nasi pracownicy (lub współpracownicy) mogliby okazać się łakomym kąskiem. W praktyce będą to nie tylko umowy z naszymi konkurentami, lecz również te wszystkie sytuacje, gdy nasz kontrahent może być zainteresowany rozwojem w swojej firmie obszarów, w których nasze przedsiębiorstwo jest ekspertem.

Z moich obserwacji wynika, że klauzula non-solicitation stosunkowo często pojawia się w umowach zawieranych w obrocie, rzadko jednak jest dobrze sformułowana. Aby ją prawidłowo sformułować musimy mieć świadomość bezpiecznego zakresu wprowadzonych zobowiązań oraz sankcji, jakie są możliwe w przypadku naruszenia.

Punktem wyjścia w klauzuli non-solicitation jest zobowiązanie naszego kontrahenta do nienakłaniania osób zatrudnionych w naszej firmie do rozwiązania lub nienależytego wykonania łączącej nas umowy. Zdarzają się jednak i takie klauzule non-solicitation, które pod rygorem wysokich kar umownych bezwzględnie zakazują jakiegokolwiek zatrudniania członków danego zespołu, nawet tych, którzy sami się w tym celu zgłoszą.  

Również i tę klauzulę warto rozważyć jako element umowy z pracownikami lub współpracownikami, którzy posiadają dostęp do tzw. sensytywnych informacji na temat naszego przedsiębiorstwa.

4. Logo kontrahenta – klauzula zezwalająca na wykorzystanie logotypu w celach marketingowych 

Dość powszechną praktyką rynkową jest umieszczanie na stronie internetowej lub w materiałach marketingowych informacji o tym, na rzecz jakich podmiotów świadczyła usługi nasza firma. Często oprócz wskazania samej branży (np. świadczymy usługi na rzecz firm z sektora …), podawana jest informacja na temat konkretnych klientów, poprzez wskazanie ich nazw oraz umieszczenie znaków towarowych.

Niestety nie zawsze usługodawcy posiadają odpowiednie zgody na posługiwanie się cudzymi znakami towarowymi w celach marketingowych. Działanie takie może okazać się szczególnie ryzykowne w sytuacji, gdy w materiałach promocyjnych zawarte jest odwołanie do logotypów znanych marek o ugruntowanej renomie.

Dobrą praktyką jest formalne potraktowanie tego aspektu i jednoznaczne ustalenie zasad, na których możliwe będzie poinformowanie rynku o owocnej współpracy, również w drodze odwołania się do logotypu naszego kontrahenta. Może się bowiem zdarzyć, że pomimo dobrych chęci ujawnienie takiej informacji nie będzie możliwe z uwagi na politykę naszego kontrahenta, a samowolne działanie może narazić nas nie tylko na zaburzenie dobrych relacji, lecz w niektórych przypadkach też na ryzyko wymiernych roszczeń.

Dobrze sformułowana klauzula powinna przede wszystkim określać zasady ujawniania informacji o prowadzonej współpracy, jak i wyraźną zgodę (licencję) na wykorzystanie znaku towarowego naszego kontrahenta do celów promocyjnych ze wskazaniem pól eksploatacji.

5. Klauzula wyboru prawa i klauzula prorogacyjna – czyli jakie prawo i przed jakim sądem

Oczywiście nikt podpisując umowę nie myśli o sądowym dochodzeniu roszczeń, a jednak statystyki są nieubłagane i spory dotyczące niewykonania bądź nienależytego wykonania umów stanowią znaczną część spraw na wokandzie. Praktyczne znaczenie może mieć wtedy okoliczność pod jakim prawem i przed jakim sądem będzie rozstrzygany nasz spór.

Zdarzają się sytuacje, gdy klauzule tego rodzaju możemy zbagatelizować – przykładowo, gdy zawieramy umowę handlową z przedsiębiorcą, który ma siedzibę w tym samym mieście co nasza firma, a umowa zostanie wykonana w całości na terytorium naszego kraju. Zdarzają się jednak i takie sytuacje, kiedy klauzule te nabierają praktycznego znaczenia – szczególnie w obrocie międzynarodowym, ale i w sytuacji, gdy nasz kontrahent ma siedzibę na przysłowiowym drugim końcu Polski.

Aby zabezpieczyć nasze interesy zazwyczaj wystarczą dwa proste zdania „Niniejsza umowa podlega prawu polskiemu. Sądem wyłącznie właściwym do rozstrzygania sporów z niniejszej umowy będzie sąd miejscowo właściwy dla siedziby Zleceniodawcy”.

Niekiedy jednak sprawa będzie bardziej skomplikowana. Przykładowo, gdy w dana umowa międzynarodowa dotyczy obszarów wkraczających w obszary tzw. przepisów wymuszających swoje zastosowanie (takich jak prawo pracy i ubezpieczeń społecznych, przepisy przewozowe lub dotyczące dewiz) lub jest zawarta w obrocie z konsumentami. Nie zawsze też wybór jurysdykcji właściwego dla nas sądu będzie dopuszczalny – przykładowo nie możemy zmieniać tzw. właściwości miejscowej wyłącznej, a w sprawach konsumenckich narzucenie przez przedsiębiorcę sądu właściwego dla jego siedziby stanowić będzie tzw. klauzulę niedozwoloną (abuzywną).