Wymiana informacji stanowi podstawę nawiązywania wszelkiego rodzaju relacji biznesowych oraz rozwoju przedsiębiorczości. Bardzo często jednak informacja w biznesie jest „wypracowana” przez przedsiębiorcę we własnym zakresie i tym samym stanowi jego informację poufną, czyli tajemnicę przedsiębiorstwa. Ochrona takiej informacji jest przewidziana przez prawo i powinna być chroniona przede wszystkim przez samego zainteresowanego.

Zgodnie z art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji informacja poufna (tajemnica przedsiębiorstwa) powinna spełniać łącznie następujące przesłanki:

1. Informacja poufna nie została ujawniona do wiadomości publicznej
2. Informacja poufna posiada wartość gospodarczą (np. informacje finansowe, technologiczne, produktowe, organizacyjne)
3. W stosunku do informacji poufnej przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności

Dla ochrony informacji poufnych najważniejsze jest podjęcie przez przedsiębiorcę stosownych działań, które mają zapobiec niewłaściwemu ich wykorzystaniu przez osoby trzecie i tym samym działaniu na niekorzyść takiego przedsiębiorcy. Jednym z środków „zapobiegawczych” jest podpisanie przez przedsiębiorcę ze swoim partnerem biznesowym, podwykonawcą, inwestorem, zleceniobiorcą, pracownikiem. audytorem umowy/deklaracji o zachowaniu poufności (NDA/D – Non-Disclosure Agreement/Declaration) – dalej łącznie „Umowa”. Umowa taka zawsze powinna być podpisana przez przedsiębiorcę przed rozpoczęciem rozmów/negocjacji i/lub współpracy z potencjalnymi partnerami i współpracownikami.

Dla każdego rodzaju współpracy  należy sporządzić Umowę adekwatną dla danej sytuacji. Nie ma obowiązujących wzorów powszechnie stosowanych, ale są pewne założenia, które powinny być spełnione przy sporządzeniu takiej Umowy, w celu jak najlepszej ochrony przekazywanych informacji poufnych. Należą do nich przede wszystkim:

1. Sprecyzowanie informacji poufnych
2. Określenie celu wykorzystania informacji poufnych
3. Sposób postepowania z informacjami poufnymi w czasie trwania Umowy oraz po jej rozwiązaniu/wygaśnięciu
4. Odpowiedzialność za naruszenie informacji poufnych (odpowiedzialność deliktowa – art. 415 kodeksu cywilnego i odpowiedzialność kontraktowa – kary umowne)
5. Czas obowiązywania Umowy
6. Określenie właściwego prawa do rozwiązywania ewentualnych sporów oraz jurysdykcja (sąd powszechny; arbitraż; mediacje)

Jak wspomniano powyżej, umowa o zachowaniu poufności może mieć charakter dwustronny lub jednostronny. Wybór rodzaju Umowy zależy od relacji, jakie łączą strony danego stosunku prawnego.

Dwustronne umowy o zachowaniu poufności podpisywane są co do zasady w sytuacjach, jeżeli dwie strony wymieniają się między sobą „swoimi” informacjami poufnymi. W takim przypadku obie strony zobowiązane są do zachowania poufności na zasadach określonych wspólnie w Umowie.

Deklaracja o zachowaniu poufności (jednostronne oświadczenie) podpisywana jest w sytuacjach, gdy tylko jedna strona przekazuje drugiej stronie „swoje” informacje poufne, a druga strona zobowiązana jest przestrzegać zasad określonych w Umowie dotyczących zachowania w tajemnicy przekazanych jej informacji poufnych.

W sytuacjach gdy dochodzi do naruszenia postanowień umowy/deklaracji o zachowaniu poufności przedsiębiorca, który dochodzi swoich roszczeń na podstawie zawartej Umowy musi udowodnić wszystkie przesłanki odpowiedzialności oraz w przypadku żądania naprawienia szkody powstałej w wyniku naruszenia Umowy, musi również udowodnić wysokość poniesionej szkody. Zdarza się bardzo często, że trudno jest ocenić i wycenić szkodę powstałą w związku z naruszeniem informacji poufnych. Dlatego warto w Umowach określić również karę umowną za naruszenie postanowień Umowy ( art. 483 Kodeksu cywilnego). Dla przypomnienia – kara umowna może wynikać tylko z umowy. Warto jednak pamiętać o stosowaniu w Umowach postanowień o karach umownych, gdyż w znacznym stopniu ułatwiają dochodzenie roszczeń bez potrzeby prowadzenia postępowania dowodowego przez poszkodowanego. W przypadku bowiem kar umownych wystarczy tylko wskazać bezpośrednio drugiej stronie podstawę naruszenia Umowy oraz odpowiednie w niej postanowienie o karze umownej, bez wskazywania wysokości poniesionej szkody.

Obowiązek zachowania poufności nie jest ograniczony w czasie. Wszelkie ograniczenia czasowe mają charakter umowny i wynikają z uzgodnień pomiędzy stronami Umowy. W interesie strony ujawniającej informacje poufne jest określenie jak najdłuższego okresu „ochrony” informacji poufnych. W przypadku jeżeli  jednak strony Umowy nie zastrzegły w niej okresu obowiązku zachowania poufności, zobowiązanie do jej zachowania istnieje bezterminowo.

Umowa o zachowaniu poufności w żadnym przypadku nie powinna stanowić ograniczenia w prowadzonej działalności. Jej celem jest jedynie zabezpieczenie interesu stron ujawniających poufne informacje w każdym obszarze ich działalności. W efekcie końcowym podjęte działania w celu ochrony informacji poufnych stwarzają większe poczucie bezpieczeństwa oraz potwierdzają wiarygodność i dbałość partnerów biznesowych o ich, często wspólne, interesy w dalszej współpracy.