To ważne narzędzie w ręku specjalistów ds. marketingu, sprzedaży oraz HR. Wyjazdy takie organizowane są dla określonej grupy, poszczególnych pracowników firmy, jej partnerów, niekiedy klientów. Mówiąc o zarządzaniu tego typu wyjazdami mamy na myśli nie tylko optymalizację kosztów ale głównie logistykę organizacji tych imprez, aby kończyły się sukcesem czyli osiągnięciem założonego przez firmę celu np.: zmniejszeniem kosztów, zwiększeniem obrotów, wprowadzeniem na rynek nowego produktu etc. w zależności od wielkości firmy i jej charakteru.

Można odnieść wrażenie, że wyjazdy typu MICE nie mają racji bytu w dobie kryzysu i znacznie ograniczonych funduszy na ten cel. Nic bardziej błędnego. Wyjazdy premiowe, spotkania, konferencje i wyjazdy motywacyjne  można organizować stosunkowo niewielkim kosztem. Taka unikalna, nadzwyczajna podróż jest finałem przemyślanego programu motywacyjnego. Każda podróż typu MICE, a szczególnie wyjazdy tzw. motywacyjne są stymulatorem, bodźcem do osiągania lepszych wyników, każdy więc taki wyjazd  powinien być traktowany jako inwestycja (a nie koszt!) o wysokim zwrocie na kapitale, sięgającym często kilkuset procent. Cyfry nie kłamią, ale do nich należy jeszcze dodać niewymierną wartość dodaną w postaci niezapomnianych wrażeń, poczucia udziału w wyjątkowej podróży lub wydarzeniu.

OPTYMALIZACJA KOSZTÓW WYJAZDÓW MOTYWACYJNYCH POLEGA NA SPECYFICZNYCH DZIAŁANIACH:

• Wyborze wiarygodnego biura podróży specjalizującego się  w organizacji podróży typu MICE, współpracy z wyspecjalizowanymi biurami, które organizują wyjazdy w kooperacji z finalnymi realizatorami programu, a nie jednymi z wielu pośredników  w łańcuszku realizacji imprezy
• uczciwych rozmowach z wybranym TMC, Incentive House lub firmą eventową, których celem jest  ustalenie pełnych kosztów imprezy  wg uzgodnionej listy świadczeń oraz poziom marży. W ten sposób wyklucza się stosowanie nieuzasadnionych narzutów i zawyżania finalnej ceny wyjazdu. Z drugiej strony taka konstrukcja ceny nie tworzy ryzyka niskiej jakości usług. Realizacja każdej imprezy oparta jest na ustaleniach pisemnych, zawierających oprócz szczegółowego programu i ustalonej ceny również warunki rozliczeń z podaniem terminów płatności depozytów, kolejnych wpłat oraz terminów i kosztów anulacji. Taka metoda ustalania programu, cen usług, ich standardu oraz marży biura nazywa się „open books” czyli „otwartych ksiąg”;
• realizacji krótkich, ale intensywnych programów, które warto oprzeć o niezapomniane atrakcje, takie jak:
  1. wydarzenia sportowe np. pełne emocji mecze, olimpiady, turnieje tenisowe, wyścigi Formuły1 etc.;
  2. wydarzenia kulturalne np. festiwale, koncerty, wystawy w słynnych muzeach, spotkania ze sławnymi ludźmi;
  3. unikalne miejsca: niestandardowe obiekty hotelowe np. zamki w Szkocji, szlaki winne, stok narciarski w upalnym Dubaju, tropikalną wyspę w… Berlinie, Expo, niespotykaną przyrodę np. Parki Narodowe USA  etc.;
  4. elementy bezpiecznej adrenaliny lub momenty zaskoczenia uczestnika
• „trzy w jednym”, czyli wykorzystaniu środka transportu jako hotelu i sali konferencyjnej np. zorganizowanie wyjazdu pociągiem z salonką lub promem;
• zwracaniu uwagi na te elementy wyjazdu, które nie generują kosztów, a potęgują niezapomniane wrażenia np.: zachęcający tytuł programu („Wyprawa na Wenus”, „Obiad na wieży Eiffla”, „Z wizytą u Misia Yoggi”, „Szlakiem sznycla wiedeńskiego”), wypromowanie atmosfery podróży jeszcze przed wyjazdem, poprzez wewnętrzną akcję marketingową i PR wśród pracowników, partnerów lub klientów. Doniosłą rolę odgrywają pamiątki, zdjęcia i filmy z podróży, konkursy lub quizy z nagrodami organizowane przed, podczas wyjazdu, a także po jego zakończeniu;
• stosowaniu voucherów podróżnych jako wygodnych nagród szczególnie w czasach kryzysu dla wyselekcjonowanych pracowników, klientów, partnerów handlowych etc. Vouchery mogą być wystawione na dowolną kwotę, co w dobie ograniczonych budżetów bardzo ułatwia firmom podjęcie decyzji. Właściwym wykorzystaniem voucheru tj. realizacją wyjazdu w korzystnym dla siebie terminie, na taką usługę turystyczną, która sprawi największą radość zajmuje się już obdarowana osoba.